Resumen

El coordinador de operaciones es responsable de asegurar la correcta y oportuna información sobre los embarques a la vez que cumple con los requisitos internos y externos.

Detalles de la Empresa

Establecido en 1981, OEC Group es una de las principales empresas de transporte de carga NVOCC. Con sede en Taipei, Taiwan, así como la sede regional en Nueva York y oficinas a través de Asia, América del Norte y Europa; OEC Group goza de una sólida posición en un mercado de rápido crecimiento.

Responsabilidad y asignaciones esenciales incluyen. Otras actividades pueden ser asignadas.

• Rastreo y actualización del estatus de los embarques de manera diaria.
• Descarga del AMS de forma diaria.
• Correcto y oportuno registro de la información en nuestro sistema (iLogisys).
• Comunicación efectiva con clientes, proveedores, otras oficinas de OEC y compañeros de trabajo a través de un alto volumen de correos electrónicos, llamadas y contacto verbal.
• Monitoreo de reportes.
• Facturación correcta y oportuna a los clientes.
• Mantener relaciones fuertes y efectivas con los proveedores (navieras, transportistas, etc.)
• Cumplir con los indicadores de desempeño que sostienen el departamento, la oficina, el servicio y sobre todo los objetivos de la Compañía.
• Deberá poseer la disposición de entender los procesos operacionales y constantemente buscar maneras de incrementar la eficiencia.
• Reporteo de flujos de trabajo a Gerencia constantemente.
• El coordinador de operaciones tendrá que acudir a entrenamientos y capacitaciones obligatorias conforme a los requisitos de la Compañía.
• El coordinador de operaciones es primordialmente responsable del rastreo, seguimiento y actualización de los embarques mientras que desarrolla y mantiene buenas relaciones con navieras, transportistas, clientes, bodegas, etc.
• El coordinador de operaciones deberá asegurarse que los embarques sean entregados de manera oportuna y cumpliendo los tiempos de entrega establecidos durante el proceso.
• Creación de perfiles de cliente internos en iLogisys para proporcionar a todos los departamentos la información detallada de cada cliente.
• Deberá usar su juicio y conocimiento para asistir a los clientes en seleccionar la mejor opción para sus necesidades.
• Proveed cotizaciones a los clientes cuando las requieran.
• Comunicación diaria a través de llamadas y correos electrónicos con clientes y otras oficinas/departamentos que pertenezcan a sus respectivas cuentas asignadas.
• Conducir las preguntas de los clientes al departamento y persona indicada cuando sea necesario.

Requisitos

• Inglés (80% mínimo)

Educación y/o Experiencia

• Licenciatura concluida, experiencia no necesaria

Beneficios

Después de completar con éxito un período de prueba estándar de 90 días se tendrá derecho a un paquete de beneficios que incluye:

• Seguro de Gastos Médicos Mayores
• 1 día libre por cumpleaños

Summary

The Operations Coordinator is primarily responsible for ensuring the proper and timely movement of freight and information, while complying with any internal and external requirements. 

Company Overview 
Established in 1981, OEC Group is one of the leading NVOCC freight forwarding companies. With headquarters located in Taipei, Taiwan, as well as regional headquarters in New York and branches throughout Asia, North America and Europe; OEC Group enjoys a strong position in a rapidly growing market.

Essential Duties and Responsibilities include the following. Other duties may be assigned.

• Tracking, tracing, and updating the status of shipments on a daily basis.
• Conducting an AMS Download on a daily basis.
• Accurate and timely data entry into our system (FreightStream). 
• Effective communication with customers, vendors, other OEC offices, and co-workers through a high volume of e-mails, phone calls and verbal contact.
• Monitoring of reports.
• Accurate and timely billing to customers.
• Maintaining strong and effective relationships with vendors (shipping lines, trucking companies, etc.). 
• Meet key performance indicators to support the department, branch, product and overall company goals. 
• Must have the desire to understand the operational process flow and constantly seeking improved ways for efficiency. 
• Reporting workflow progress to Management on a frequent basis. 
• The Operations Coordinator will be scheduled to attend mandatory training classes as needed.
• The Operations Coordinator is primarily responsible for tracking, tracing, and updating shipments while developing and maintaining good relationships with carriers, truckers, customers and warehouses, etc.
• The Operations Coordinator also ensures that shipments and deliveries arrive in a timely manner by meeting several deadlines throughout the process.
• Creating internal customer profiles in FreightStream to provide all departments with detailed customer information when needed.
• Using judgment and knowledge to assist customers in making the most suitable choice for their needs.
• Providing quotations to customers when required.
• Manage daily emails/phone calls from customers and other offices/departments that pertain to the respective accounts.
• Direct customer questions/concerns to the correct department as needed. 

Qualifications

• Knowledge of English language (80% minimum)

Education and/or Experience

High School degree required, no prior experience needed.

Benefits 
After successfully completing a standard 90-day probationary period the employee is provided with the following benefits package. This includes:

• Health Insurance
• 1 floating day